Работа любого подразделения, а службы работы с персоналом особенно, связана с приемом-передачей документов. Сегодня обычная почта уже не обеспечивает оперативности передачи документов. Большая часть документов сегодня передается по факсу и электронной почте.

Факс-модем, как видно из названия, сочетает в себе функции двух устройств: факса и модема (дополнительно может быть функция работы с речевыми сообщениями). Факсимильная часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты. Особенностью является получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного документа. Компьютер позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а также рассылку циркулярных факсов по списку адресов.
Модем (модулятор-демодулятор) - устройство, позволяющего соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям. Использование модема позволяет передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться возможностями электронной почты и подключаться к международной сети Интернет, дающей доступ к огромному объему всевозможной информации.
Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер - возможность получить документ в том виде, в котром он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п. Сведения из токого документа легко могут быть включены в другие документы. Он может редактироваться, передаваться по сети внутри учреждения.
Наиболее распространенны в нашей стране модемы US Robotics (3Com) - Sportster  и более дорогой профессиональный Courier, отличающийся наличием фирменного протокола передачи данных HST и большим количеством возможных настроек. Широко известны такие модемы ZyXEL. На плохихлиниях, там, где не удается настроить модемы известных фирм, неплохие результаты часто показывают специально адаптированные для российских условий модемы IDC фирмы "INPRO Development".
Разделение модемов на внутренние, устанавливаемые в корпусе компьютера, и внешние, подключаемые к нему через последовательный порт (некоторые новейшие модели имеют возможность подключения через USB-порт), не столь важно. Внешний модем занимает дополнителное место, требует отдельного включения в сеть. В то же время наличие световых индикаторов позволяет легко диагностировать работу модема, его можно выключить и включить, не перезагружая компьютер, легко переставить на другой компьютер. Внутренние программные модемы гораздо дешевле. В этом случае большая часть работы по преобразованию сигнала осуществляется самим компьютером. В современных системах работа программного модема занимает небольшую часть ресурсов компьютера.
Модемы различают по скорости передачи данных. Старые модели имели скорость 14400 или 28800, более новые - 33600 бод (V34+), все выпускаемые сегодня модели поддерживают максимальную скорость передачи данных 56600 бод (V90). Новейшие модели поддерживают протокол передачи данных V92, обеспечивающий чуть большую скорость и некоторые дополнительные функции. Однако максимальная скорость приема-передачи факсимильных сообщений у всех моделей одинаковая - 14400 бод, так что скорость передачи данных имеет значение только в случае передачи электронной почты и доступа в Интернет. При повременной оплате доступа медленный модем может сушественно увеличить стоимость работы в Интернет. Если предполагается использовать факс в режиме автоответчика и для передачи голосовых сообщений, следует выбирать модели, имеющие в названии обозначение Vi или Voice. Некоторые модели, например US Robotics Message Modem, позволяют принимать и сохранять факсы и голосовые сообщения даже при выключенном компьютере.
Однако реальная скорость работы модема зависит от качества конкретной телефонной линии - качества проводки в здании, наличия внутренней АТС и параллельных аппартов, качества кабеля до АТС, типа самой АТС и т.п. Поэтому, по возможности, рекомендуется, прежде чем совершать покупку, протестировать модем на работу в условиях данного офиса. Иногда более дешевый модем может работать значительно лучше, а дорогой - постоянно разрывать соединение, медленно передавать данные, не распознавая сигнал "занято" или даже вообще отказаться работать. В общем же случае более дорогие модемы имеют расширенный набор настроек, позволяющий подобрать параметры связи, оптимальные для конкретной телефонной линии. Поэтому в условиях плохих линий связи не рекомендуется использовать внутренние программы (soft) модемы.
Основные функции приема-передачи факсов могут осуществляться программой Microsoft Fax, поставляемой вместе с операционной системой Windows или программой, входящей в комплект вместе с факс-модемом. Но при большом объеме отправки документов целесообразно использовать профессиональную программу типа WinFax Pro фирмы "Symantec", предоставляющую возможность сканирования и отправки бумажных документов, удобного ведения телефонных книг и имеющую множество параметров гибкой настройки, позволяющих без больших трудозатрат разослать значительный объем корреспонденции.
WinFax PRO позволяет:
- отправлять документы MS Word в виде факсов, просто направляя их на печать (при этом в качестве принтера в окне "Печать" должен быть выбран WinFax);
- отправлять документы, имеющиеся в бумажной форме, путем загрузки изображения документа со сканера и последующей отправки в виде факса;
- просматривать факсы перед отправкой и при необходимости вносить в факс исправления, добавлять надписи, подписи и т.п.;
- использовать адресную книгу для рассылки факсов как отдельным адресатам, так и их группам;
- отправлять и принимать факсы как в автоматическом, так и в ручном режиме, передавать факсы в заданное (например, ночное) время.
WinFax является многофункциональной программой работы с факсами и имеет множество дополнительных сервисных функций и настроек: уведомление о поступлении факса по пейджеру, переадресация факсов, автоматический вывод поступивших факсов на печать или передача в программу распознавания текстов, работа с двумя модемами одновременно, добавление изображения подписи в документ, созданный на компьютере, и многое другое.
Использование подобных программ в службе по работе с персоналом особенно актуально в том случае, когда происходит сбор резюме от кандидатов на вакантные должности. При публикации номера факса в газете (журнале) на этот номер поступает большее количество резюме. Прием их непосредственно на компьютер позволяет удобно рассортировать поступившие резюме и выводить на печать только необходимые, сразу стирая повторные и не представляющие интереса.
Следует учитывать, что значительная часть проблем при приеме-передаче документов в виде факсов возникает из-за качества телефонной линии. Поэтому не следует сразу же ожидать идеальных результатов. Для повышения шансов на успешное прохождение документа рекомендуется использовать автоматическую рассылку факсов в ночное время, а при возможности - отправлять документы электронной почтой.
Для поступающих на компьютер факсов рекомендуется установить специально выделенную папку (каталог). С установленной периодичностью (в зависимости от объема получаемой корреспонденции) записанные на жесткий диск компьютера изображения полученных факсов просматриваюся; о факсах, пришедших не полностью или содержащих нечитаемые куски текста, сообщается отправителю для повторного получения; ненужные факсы рекламного характера после ознакомления уничтожаются без вывода на печать. При необходимости полученный факс может быть переправлен заинтересованному сотруднику по локальной сети.
Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического изображения страниц. Обычно факсы, с которыми предполагается дальнейшая работа, преобразуются с помощью программ OCR в текстовые документы, которые занимают гораздо меньше места в памяти компьютера и позволяют работать с ними как с обычным документом, созданным на компьютере.
При распознавании и переводе факса в текстовый формат теряются графические особенности документа - подписи, резолюции, печати и т.п. Однако поскольку в большинстве случаев факсимильное сообщение не имеет юридической силы ввиду незащищенности от фальсификации, задача сохранения графических особенностей факса и не ставится. В тех редких случаях, когда это тем не менее актуально, факс распечатывается или хранится в памяти компьютера в распространенном графическом формате или в формате поступившего факсимильного сообщения.
Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же сообщения.
Несмотря на удобства, предоставляемые использованием факс-модема и компьютера для работы с факсами, иногда по тем или иным причинам требуется использовать автономный факс-аппарат. В этом случае необходимо учитывать следующее: все факсы-аппараты делятся по типу печатающего устройства на аппараты, использующие термопечать на специальной бумаге и печатающие на обычной бумаге. В настоящее время факс-аппараты, требующие специальной бумаги, применяются все реже. Среди факс-аппаратов, печатабщих на обычной бумаге, по типу печати различают струйные и более дорогие лазерные. Ресурс струйного картриджа большинства аппаратов составляет всего 350-500 листов, что в случае большого количества поступающей корреспонденции требует значительных материальных затрат. Факс-аппараты, использующие принцип лазерной печати, имеют картриджи, рассчитанные на печать нескольких тысяч листов, что значительно снижает стоимость 1 отпечатка.
В последнее время поступили в продажу универсальные устройства, сочетающие в себе функции сканера, принтера и факса (модема). Это связано, с одной стороны, с особенностями факсимильного аппарата, сочетающего в себе изначально сканирующее, печатающее устройство и модуль для приема-передачи данных по телефонной линии, и с другой - быстрым вытеснением факсов на специальной рулонной термобумаге факсами на обычной бумаге. Фактически добавление возможностей подключения к компьютеру у современного факса и превращает его в многофункциональное устройство. Его использование позволяет значительно сократить место, занимаемое соответствующим оборудованием на столе работника кадровой службы.
Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Так же, как и традиционная почта, электронная опирается на сеть своеобразных "почтовых отделений", осуществляющих передачу сообщения. Расценки на услуги электронной почты достаточно низкие и одинаковые как для внутренних, так и для международных сообщений. Однако электронная почта в отличие от традиционной осуществляет гарантированную доставку сообщения в срок от нескольких минут до суток. По сравнению с факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения необходимо соединиться лишь с ближайшим "почтовым отделением", а затем информация передается в сжатом виде по специальным выделенным каналам, процесс передачи происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в другую страну, и, что немаловажно, - гораздо дешевле и с высоким качеством. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи, когда передача факса  в другой город требует упорного дозванивания и не гарантирует читабельности полученного документа.
С развитием технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций. Некоторые модели компьютеров уже стандартно поставляются с миниатюрной видеокамерой, укрепленной на мониторе. Более низкая стоимость связи по сравнению с расценками на международные разговоры привела в последнее время к массовому использованию Интернета для речевой (голосовой) связи вместо телефона.
Одна из возможностей электронной почты - это организация массовой "веерной" рассылки сообщений в сотни и даже тысячи адресов с минимальными затратами. Однако при такой рассылке необходимо учитывать некоторые особенности. Форма письма, отправляемого по электронной почте, должна отличаться от обычного, поскольку методы работы с электронной почтой отличаются от методов обработки входящих сообщений:
- рассылаемое сообщение должно иметь минимальный размер, так как многие получатели могут иметь медленные каналы связи и неоднократное получение больших сообщений вызывает дополнительные затраты;
- сообщения должны рассылаться в формате "просто текст" - без графики, логотипов и излишнего форматирования. Если форматирование необходимо, можно использовать HTML-формат;
- если к сообщению присоединяется текстовый файл, рекомендуется использовать формат TXT. Использование формата Word и других специальных форматов файлов допустимо только по согласованию с получателем;
- в поле "Subject" ("Тема") обязательно указать заголовок, раскрывающий суть сообщения;
- название компании, ее адрес, контактные лица указываются в конце сообщения;
- при составлении списка на регулярную массовую рассылку необходимо получить согласие получателей, а в конце каждого сообщения указать, каким образом адресат может отказаться от дальнейшего получения рассылки.
Несанкционированная массовая рассылка рекламы электронной почтой (spam) не только создает неудобства для получателей, но и может привести к формированию отрицательного мнения о вашей организации в целом и последующей блокировке всех сообщений, исходящих от вашей организации.
Если модем, используемый для доступа к Интернету, занимает телефонную линию большую часть рабочего дня, имеет смысл рассмотреть возможность использования выделенной линии, что сократит расходы на оплату местного телефонного соединения.