(как правильно выбрать программу для автоматизации учета)

Программы платформы 1С:Предприятие являются лидерами на рынке бухгалтерских программ. Построенные по принципу открытой архитектуры они позволяют произвести их полную адаптацию под самые разнообразные особенности учета. Использование разработчиками ряда удачных современных решений привело к тому, что в нише программ для автоматизации мелких и средних предприятий говорить о конкуренции, фактически, не приходится. Данная статья содержит некоторые соображения, которые помогут Вам определиться при выборе одной из множества программ.

1С:Предприятие 7.7 состоит из трех основных компонент: Торговля и Склад, Зарплата и Кадры, Бухгалтерия. Есть еще много различных конфигураций: Комплексная - все три компоненты в одном, Услуги и Производство, Финансовое планирование, Общепит, и т.д., но все они строятся на базе этих трех компонент. В этой статье мы коснемся только двух из них: Торговля и Склад, (для краткости будем говорить просто Торговля) и Бухгалтерия. Причиной для этого является, во-первых то, что это самые распространенные программы, а во-вторых, то что пользователям часто трудно уловить тонкости отличия именно этих компонент, они не так ясны, как специфичность, например, конфигурации Воинская Часть.

Зададимся немножко наивным на первый взгляд вопросом: зачем нужна Торговля если есть Бухгалтерия? Попытаемся убедить скептически настроенного руководителя торгового предприятия, что помимо Бухгалтерии ему обязательно нужна Торговля. Выбор именно торгового предприятия не играет особой роли: большинство приведенных далее соображений относится и к производственному предприятию, или к предприятию оказывающему услуги, просто вместо торговой конфигурации необходимо иметь в виду, например, конфигурацию Услуги и Производство и т.д.

Первое, что необходимо на наш взгляд сказать это то, что в программе, какой бы она ни была, будут производиться настройки. То есть, в алгоритмы разработчиков, задающие работу программы, программистом, обслуживающим предприятие, будут вноситься правки. Опыт показывает, что большинство покупателей программ 1С используя богатые возможности, заложенные во внутреннем языке 1С, производят такие настройки. Например, у фирмы, производящей покраску автомобилей, может возникнуть потребность вести две ветви учета: объемный (в литрах) и весовой (в килограммах) и в определенные моменты обеспечивать связь этих ветвей.

Наличие ручных настроек, производимых программистом, приходит в определенное противоречие с тем фактом, что программа постоянно развивается. Для этого развития есть несколько причин. Внешней причиной является постоянное изменение печатных форм отчетности, предоставляемой в различные инстанции, изменение плана счетов, появление новых налогов, их изменение и исчезновение и т.д. Внутренней причиной является развитие программы самой по себе: появление в ней новых разрезов учета, сервисов и т.д. Например, не так давно появилась возможность вести учет товаров по фактической себестоимости (партионный учет в общем виде). При установке обновления программы 1С правки, произведенные программистом, переносятся, как правило вручную, и, хотя перенос настроек производится быстрее, чем их разработка, тем не менее при крупных настройках он занимает довольно много времени. Таким образом, если предприятие хочет иметь свежий релиз программы от разработчика, оно вынужденно постоянно оплачивать труд программиста по переносу индивидуальных настроек, которые к тому же имеют тенденцию разрастаться.

Где же выход из этой ситуации? Вот тут-то на помощь приходит разбиение программы на две части: торговую и бухгалтерскую. Дело в том, что Торговля гораздо меньше привязана к тем формам отчетности, которые регламентируются внешними инстанциями чем Бухгалтерия. Таким образом, логично производить обновление Торговли как можно реже - только тогда, когда накопится критическая масса изменений, выигрыш от которых превысит затраты на перенос индивидуальных настроек. Обновление же Бухгалтерии, наоборот, надо производить как можно чаще, чтобы использовать готовые регламентированные формы, отчеты и виды отчетности, а не делать их вручную.

Существует важное отклонение от этого правила. Дело в том, что программы вообще и 1С:Торговля, в частности, развиваются неравномерно. Время от времени появляется версия совершенно непохожая на предыдущие. Как правило, при таком революционном переходе программа содержит довольно много ошибок, которые постепенно устраняются в последующих версиях. Поэтому, если вы приобрели, например, Торговлю какого-нибудь гипотетического 1002-го релиза, вам имеет смысл обновлять ее, хотя бы до 1020-го.

Вторым по важности соображением, на наш взгляд, является следующее. Удобно отделить торговый документооборот от остальной бухгалтерии и вот почему. При большом количестве торговых документов: счетов, накладных, счетов-фактур и др. они будут мешать бухгалтеру сосредоточить свое внимание на стратегических вопросах учета и бухгалтерской отчетности. Типичной является ситуация, когда бухгалтеру не нужна детальная (аналитическая) информация, например, по конкретным товарам в бухгалтерии, а достаточно знать суммарные обороты и остатки по всем товарам.

Кроме того, часто выписка торговых документов производится в стрессовом режиме: при отгрузке товара у оператора нет времени правильно фиксировать все действия в программе. Это приводит к тому, что текущие данные по торговле часто искажаются, например, расход товара может оказаться впереди прихода. Ясно, что разумных бухгалтерских проводок мы при этом не получим. Это обстоятельство также требует некоторой автономности Торговли: после отлаживания базы данных за определенный период, когда торговые отчеты соответствуют действительности и проведена инвентаризация данные уже могут перебрасываться в Бухгалтерию.

Третья группа соображений связана с планом счетов. Бухгалтерия имеет в своей основе довольно жесткую конструкцию - план счетов. Ясно, что такая конструкция необходима для унификации учета на уровне государства, но она недостаточно гибка, точнее, слишком тяжеловесна для построения полноценной программы индивидуального учета. Что имеется ввиду? Допустим, на некотором предприятии возникла необходимость вести учет хранения товаров с детализацией до комнат и полок. Это означает, что при работе в Бухгалтерии нам необходимо ввести на 41-м счете два добавочных субконто: Комната и Полка. При этом возникнет необходимость изменить структуру всего плана счетов: увеличить максимальное количество субконто. Это, в свою очередь приведет к необходимости переделывать многие стандартные отчеты. То есть, решая локальную задачу, связанную только с учетом товаров, мы затронули практически всю программу.

В Торговле же эти трудности отсутствуют. Это связано с тем, что здесь учет ведется не по счетам, а по их аналогам - регистрам. Регистры более независимы друг от друга и решение локальных задач не приводит к перестройке всей программы.

И последнее: специфичность программ. Каждая из этих программ изначально строилась с учетом своей специфики. Торговля ориентирована на анализ именно торговых и складских операций: склад, обороты, взаиморасчеты, продажи. Естественно, что эти ограничения позволили разработчикам ввести возможности детального анализа, например, АВС - отчеты по товарам и клиентам, любое количество курсов валют, уже упоминавшийся пример учета по фактической себестоимости и т.д. Бухгалтерия же в силу своей всеобъемлющей структуры более консервативна, более академична, в ней частично стерта индивидуальность различных разрезов учета.

Повторим еще раз основные соображения за Торговлю: необходимость постоянного переноса индивидуальных настроек в новые релизы разработчиков, целесообразность изоляции торгового документооборота, жесткость плана счетов, специфичность программ. Вероятно, это выглядит убедительно, но, у кого-то может возникнуть вопрос: а нужна ли тогда Бухгалтерия? Сразу скажем, что нужна, хотя и этот вопрос не так тривиален, как это кажется на первый взгляд, но об этом мы поговорим в другой раз.

В.М.Заскольников , директор фирмы "Сиринт",
статья с небольшими сокращениями опубликована в газете "Эпиграф" №1-2 от 17 января 2003г.

Источник: http://www.sirint.ru/