Дт-Кт № 19 (8.5.2006)

Подводим итоги в Excel

Электронные таблицы Excel — мощное средство обработки данных. И несмотря на популярность специализированных учетных программ, многие бухгалтеры используют Excel как универсальное средство для нестандартных исчислений и учетных операций.

В рабочей таблице могут быть автоматически подведены итоги по любой группе данных.
При этом не нужно писать никаких формул. Внесенные изменения автоматически корректируют все данные.

Базой для этого служит рабочая таблица, с помощью которой удобно вести, например, учет продаж, платежей и другой персонифицированной информации. Другое важное свойство такой таблицы — возможность подводить итоги по любой группе данных и в различных аспектах (меню Данные — Итоги). Чтобы получить удобные для анализа данные, необходимо перед запуском команды Итоги отсортировать данные. Для этого выделите рабочую зону таблицы (без «шапки») и выберите команду Сор­тировка по возрастанию.

Теперь выделите все данные вместе с заголовками столбцов и выберите команду Итоги (меню Данные), в результате появится диалоговое окно Промежуточные итоги. Здесь вы можете выбрать:

— графу, по которой будут подводиться итоги (на рисунке это Сумма);

— операцию, которая будет проведена с данными (на рисунке выбрана операция суммирования в отдельных группах и подведения общего итога);

— наименование столбца (в примере выбрано Имя). Это даст возможность автоматически добавлять строку итогов каждый раз, когда будет добавлено, например, новое имя продавца.

Если установить необходимые параметры, таблица будет автоматически дополнена итоговыми строками в отдельности по каждой группе и в целом по всему списку.

Промежуточные итоги исчисляются формулой, которая автоматически подставляется в итоговую ячейку, в зависимости от того, какое значение выбрано из поля Операция. Это может быть сумма, среднее, минимальное или максимальное значения или отклонения. Комбинируя значения, выбранные из различных полей, получим полезные данные для принятия управленческих решений.