Многие руководители придерживаются правила: «кадры - наше все». Надо сказать, это вполне оправданно. Ведь без квалифицированных сотрудников трудно покорять вершины бизнеса. Для того, чтобы удержать особо ценных работников, компании нередко предоставляют  им займы.

Даже если сотрудник, которому дают в долг, во всех отношениях положительный, не стоит терять бдительность. С ним нужно заключить договор займа. Основные требования к такому договору указаны в главе 42 Гражданского кодекса. В нем следует отразить: сумму и валюту долга, порядок и срок возврата денег (частями или сразу; сумму вносят в кассу или удерживают из зарплаты), размер и порядок уплаты процентов (ежемесячно или в полном объеме в момент возврата основного долга).

Если по каким либо причинам, в договоре не указаны определенные условия, законодательство придет на помощь. Так, если в документе не прописан размер процентов, его определяют исходя из ставки рефинансирования, которая установлена на день возврата займа или его части (п. 1 ст. 809 ГК РФ). Если в договоре не даны условия возврата процентов, их нужно выплачивать ежемесячно до дня возврата долга. Если не оговорен срок возврата основной суммы (или он определен моментом востребования), заемщик обязан отдать ее в течение 30 дней со дня предъявления фирмой требования об этом (п. 1 ст. 810 ГК РФ).

В соглашении можно прописать, что сотрудник возвращает долг частями. Это удобно и для заемщика и для компании. Ведь, такой пункт дает ей право на дополнительный контроль. Если должник пропустит один из сроков, фирма вправе потребовать досрочно вернуть всю оставшуюся сумму вместе с причитающимися процентами (п. 2 ст. 811 ГК РФ). Кроме того, стоит предусмотреть, что деньги выдаются на определенные цели. Это еще одна возможность подстраховаться, поскольку целевой заем может быть взыскан досрочно (п. 2 ст. 814 ГК РФ).

У компании обязательно должен быть документ, который подтверждает, что сотрудник принял деньги. Таким документом является расходный кассовый ордер.

НДС

Сначала разберемся с НДС. При выдаче денежного займа платить налог не нужно (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Однако, если заем «натуральный» (товары, материалы и т.п.), то при его выдаче НДС начислять нужно. Логика рассуждений такова. По договору займа вещи передают в собственность (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Передача права собственности на ценности – это их реализация (п. 1 ст. 39 НК РФ). А реализация – это объект обложения  НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Льготный долг

Особого внимания заслуживает выдача займов с нулевой или пониженной ставкой. В этом случае у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Матвыгода возникает при условии, что работник уплачивает проценты по ставке, которая ниже ¾ ставки рефинансирования Банка России (если заем получен в рублях) или 9 процентов годовых (если заем получен в валюте).  

Сразу оговоримся, что ЕСН в данной ситуации платить не нужно. Ведь экономию нельзя квалифицировать как выплату в пользу сотрудника или вознаграждение. Значит, в этой ситуации не действует пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса.

А вот НДФЛ с матвыгоды работнику заплатить придется. При этом расчет и уплата налога не входит в обязанности фирмы. Заемщик должен сделать это сам (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Но, как правило, сотрудники перекладывают это дело на плечи бухгалтеров. На законодательном уровне поступать так разрешено (п. 1 ст. 26 НК РФ). Правда, заемщик должен составить доверенность и заверить ее у нотариуса (п. 3 ст. 29 НК РФ). Однако чиновники нашего главного финансового ведомства считают, что доверенность не нужна. По мнению финансистов, фирма – займодавец обязана удержать НДФЛ с суммы материальной выгоды сотрудника (так же, как она это делает, выплачивая «обычную» зарплату). При этом чиновники ссылаются на статью 226 НК РФ (письмо Минфина России от 31 мая 2006 г. № 03-05-01-04/140). Напомним: эта статья возлагает на фирмы, которые выплачивают доходы работникам, обязанности налогового агента по НДФЛ.    

Порядок расчета матвыгоды прописан в пункте 2 статьи 212 Налогового кодекса. Так, если заем выдали в рублях, то бухгалтеру нужно вычесть из суммы процентов, определенных исходя из ¾ ставки рефинансирования сумму процентов, которую обязан уплатить работник по займу. При этом берется та учетная ставка, которая действует на день выдачи займа (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Если заем – валютный, то в расчет принимается ставка в 9 процентов годовых. 

С суммы матвыгоды налог удерживают по ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 НК РФ). Исключение составляют лишь те случаи, когда сотрудник берет целевой заем на строительство или покупку жилья. Здесь применяется ставка 13 процентов. Об этом в свое время сообщили и финансисты (письмо от 14 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/356). Заметьте: базу, облагаемую НДФЛ по повышенной ставке, нельзя уменьшить на налоговые вычеты (п. 4 ст. 210 НК РФ).

Пример

1 августа 2006 г. ООО «Нефертити» предоставило своему сотруднику Грачеву А. Ю. заем в сумме 60 000 руб. на 3 месяца. Согласно договору, Грачев должен ежемесячно уплачивать проценты из расчета 6 % годовых. На момент выдачи денег ставка рефинансирования Банка России составляла 11,5 % годовых. В августе - 31 календарный день, в сентябре – 30, а в октябре – 31.

Сумма материальной выгоды Грачева как в августе, так и в октябре составит:

(60 000 руб. х  ¾ х 11,5 % х 31 дн.: 365 дн.) – (60 000 руб.х 6 % х 31 дн.: 365 дн.) = 133 руб. 77 коп.;

Налог на доходы с матвыгоды за август и октябрь составит: 46 руб. 82 коп. (133, 77 х 35%);

В сентябре материальная выгода равна:

(60 000 руб. х ¾ х 11,5 % х 30 дн.: 365 дн.) – (60 000 руб.х 6 % х 30 дн.: 365 дн.) = 129 руб. 45 коп.;

В сентябре бухгалтеру «Нефертити» нужно удержать НДФЛ в сумме 45 руб. 30 коп. (129,45 х 35%);

Налог на прибыль

Проценты, которые фирма получает по займу, - это ее внереализационные «налоговые» доходы (п. 6 ст. 250 НК РФ).

Иногда компании берут в банке кредит для того, чтобы выдать сотруднику беспроцентный заем. А сами – платят проценты банку. Заметьте: в этом случае бухгалтер не вправе включить такие проценты в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Ведь полученные средства идут на финансирование деятельности, которая не связана с получением дохода. Значит, их нельзя учесть в составе внереализационных «налоговых» расходов (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ), поскольку они не соответствуют критерию обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Отметим: в судебных инстанциях рассматривались похожие дела (к примеру, постановление ФАС Уральского округа от 19 апреля 2005 г. № Ф09-1479/05-АК). Служители Фемиды приняли сторону налоговой инспекции. Дело было так. Фирма взяла в банке кредит и передала деньги в пользование третьим лицам (в качестве беспроцентного займа). Проценты по кредиту компания отнесла на внереализационные «налоговые» расходы. А инспекторы такие затраты не приняли. Арбитры указали, что в данном случае налоговики абсолютно правы. Ведь фирма не использовала заемные средства в собственной деятельности. Следовательно, проценты по такому кредиту нельзя считать экономически обоснованными расходами.     

Операции по займу учитывают на счете 73 субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». Сумму начисленных процентов отражают в составе операционных доходов (п. 7 ПБУ 9/99). При этом используют счет 91-1. Заметим, что полученные проценты начисляют в бухучете за каждый истекший отчетный период в соответствии с условиями договора (п. 16 ПБУ 9/99). Как уже говорилось выше, основной долг и проценты не возбраняется вычитать из заработной платы сотрудника. Однако если по договору работник должен вернуть выданные деньги единовременно, не забывайте про правила Трудового кодекса. Общая сумма всех удержаний из зарплаты не должна превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).

Для справки

Применять счет 58 «Финансовые вложения» в случае выдачи займа сотруднику нельзя. Его используют только при расчетах со сторонними лицами. Однако, если работник уволился, не погасив при этом долг, ситуация меняется. С того момента, как человек перестает работать на данную фирму, учет выданных ему денег ведут на счете 58 субсчет 3 «Предоставленные займы».

Решили сэкономить?

Иногда компании оформляют выдачу денег как подотчетные суммы. Оно и понятно – ведь никакой матвыгоды при этом не возникает, значит и НДФЛ удерживать не придется. Однако не следует забывать некоторые правила. Во-первых, сотрудник должен быть назван в перечне лиц, которые имеют право получать деньги под отчет.

 Во-вторых, если работник не отчитается по выданным суммам в срок, эти деньги инспекторы, скорее всего, будут рассматривать как полученный доход. Значит, придется заплатить НДФЛ со всей «подотчетной» суммы.

Однако, выход есть. В день, когда истекает срок возврата денег, можно провести по кассе их приход. Затем оформить выдачу под отчет с новым сроком возврата.

 Помимо этого, не лишним будет показать небольшой расход «подотчетной» суммы. К примеру, на покупку канцтоваров. К авансовому отчету в этом случае сотрудник приложит чеки и другие подтверждающие покупку документы.